La méthode en six étapes pour constituer un trombinoscope d'entreprise : cadrage de l'usage, autorisations, parti pris visuel, organisation de la session et mise à jour.
Constituer un trombinoscope paraît simple jusqu’au moment où il faut photographier quatre-vingts personnes en une journée, récolter autant d’autorisations écrites et maintenir l’ensemble à jour six mois plus tard.
Voici la méthode en six étapes, de la définition du besoin à la mise à jour, avec les repères de temps réels d’une session en entreprise.
Étape 1 : cadrer l’usage avant tout
La question à trancher en premier n’est pas le format, c’est la destination. Un portrait destiné à l’intranet et un portrait destiné au site public n’obéissent ni aux mêmes exigences de qualité, ni au même régime d’autorisation.
- Usage interne : intranet, annuaire, livret d’accueil. Exigence de lisibilité et d’homogénéité.
- Usage externe : page équipe du site, plaquette, rapport annuel. Exigence de qualité éditoriale et cohérence avec la charte de marque.
- Usage mixte : le plus fréquent, et celui qui impose de tout produire au niveau du plus exigeant.
Définissez aussi le périmètre : tous les collaborateurs, ou seulement les fonctions en contact avec l’extérieur ?
Étape 2 : recueillir les autorisations
Étape la plus négligée, et la seule qui expose juridiquement l’entreprise. La photographie d’un collaborateur est une donnée personnelle : elle relève du RGPD et du droit à l’image fondé sur l’article 9 du Code civil.
Le formulaire d’autorisation doit préciser :
- La finalité exacte et les supports concernés, sans formule générique du type « tous supports »
- La durée de conservation des images
- Les modalités de retrait du consentement
La CNIL considère la photographie du salarié comme une donnée facultative dans son référentiel RH. Un refus ne peut donner lieu à aucune conséquence, et prévoir une alternative visuelle neutre pour les personnes qui déclinent évite les grilles à trous.
Étape 3 : choisir le parti pris visuel
Trois décisions structurent tout le reste, et elles doivent être prises avant la séance, pas pendant :
- Le fond. Uni clair, uni sombre, ou décor réel de l’entreprise. Le fond uni vieillit mieux et supporte les arrivées ultérieures ; le décor réel raconte davantage mais devient impossible à reproduire après un déménagement.
- Le cadrage. Buste ou plan taille, toujours identique. C’est le paramètre qui saute aux yeux dans une grille.
- L’orientation. Portrait vertical pour une grille, carré pour un intranet moderne. Faire produire les deux recadrages évite d’avoir à tout refaire.
Étape 4 : organiser la session photo
C’est le point où les projets dérapent. Les repères utiles :
| Paramètre | Repère |
|---|---|
| Temps par personne | 5 à 8 minutes, accueil et mise à l’aise compris |
| Capacité sur une journée | 50 à 70 personnes avec un studio mobile installé sur site |
| Installation du studio | 1 heure avant le premier passage |
| Espace nécessaire | Environ 4 x 4 mètres, hauteur sous plafond de 2,50 m minimum |
| Créneaux | Par service, avec une marge de 10 % pour les retardataires |
Trois recommandations qui changent le résultat :
- Communiquez sur la tenue à l’avance, une semaine avant. Couleurs unies, pas de motifs fins, pas de logo apparent.
- Prévoyez un miroir à l’entrée du studio. Cela réduit visiblement le stress.
- Planifiez une session de rattrapage à quinze jours. Absences et arrêts maladie touchent systématiquement 5 à 10 % de l’effectif.
Le déroulé détaillé d’une intervention sur site est présenté sur notre page séance de portraits pour annuaire interne. Pour les dirigeants et membres du comité de direction, un traitement distinct est souvent préférable : voir le portrait de dirigeant.
Étape 5 : harmoniser et livrer
Une retouche identique appliquée à l’ensemble de la série : même balance des couleurs, même densité, même niveau de correction cutanée. Aucun traitement individuel, sous peine de casser l’unité de la grille.
Demandez la livraison en trois jeux : haute définition pour l’impression, format web optimisé sous 200 Ko, et recadrage carré pour les outils internes. La nomenclature des fichiers doit suivre celle de votre SIRH pour permettre un import automatisé.
Étape 6 : maintenir à jour
Un trombinoscope non maintenu perd sa raison d’être en dix-huit mois. Deux dispositifs suffisent :
- Intégrer la photo au parcours d’intégration des nouveaux arrivants, au même titre que la remise du badge
- Programmer une session annuelle de rattrapage groupé, moins coûteuse que des interventions individuelles
Conservez les paramètres de prise de vue : fond, distance, focale, réglages d’éclairage. C’est ce qui permet à un portrait réalisé trois ans plus tard de s’insérer sans rupture.
Les erreurs les plus fréquentes
- Demander aux collaborateurs d’envoyer une photo personnelle : résultat hétérogène garanti
- Photographier dans un couloir avec l’éclairage existant
- Mélanger des portraits réalisés à plusieurs années d’écart
- Oublier les équipes en télétravail ou sur sites distants
- Ne pas conserver les autorisations signées
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour photographier 50 personnes ?
Une journée, installation comprise, en comptant 5 à 8 minutes par personne et des créneaux organisés par service.
Peut-on utiliser des photos prises par les collaborateurs ?
Techniquement oui, mais le résultat sera hétérogène. L’intérêt d’un trombinoscope repose sur l’uniformité des portraits.
Que faire si un salarié refuse d’être photographié ?
Son refus doit être respecté sans conséquence. Prévoyez une silhouette neutre ou un monogramme aux initiales pour préserver la cohérence de la grille.
À quelle fréquence renouveler les portraits ?
Tous les trois à quatre ans pour l’ensemble, avec une session annuelle pour les arrivées.
Ce qu’il faut retenir
Un trombinoscope réussi se joue à 80 % avant la prise de vue : usage cadré, autorisations recueillies, parti pris visuel arrêté, planning conçu par service. Le reste n’est que de l’exécution.
Pour aller plus loin : la définition et les usages du trombinoscope, nos idées de mise en scène, et nos tarifs de séance.
