Droit à l'image et RGPD appliqués au trombinoscope : ce que doit contenir l'autorisation, pourquoi le consentement est fragile en entreprise et comment gérer un retrait.
Photographier ses collaborateurs est une opération banale. Le traitement juridique qui l’accompagne l’est beaucoup moins, et c’est généralement au moment d’un départ conflictuel que le sujet remonte.
Cet article donne les repères applicables. Il ne remplace pas l’avis de votre délégué à la protection des données ou de votre conseil juridique.
Deux régimes se superposent
La photographie d’un salarié relève simultanément de deux corps de règles, ce qui explique la confusion fréquente.
Le droit à l’image, rattaché à l’article 9 du Code civil. Chaque personne dispose d’un droit exclusif sur son image, quelle que soit la relation de travail.
Le RGPD, puisqu’une photographie permettant d’identifier une personne constitue une donnée à caractère personnel. La CNIL traite d’ailleurs la photographie du salarié comme une donnée facultative dans son référentiel relatif à la gestion des ressources humaines.
Le consentement, et pourquoi il est fragile en entreprise
Le consentement doit être libre, éclairé, spécifique et univoque. Les trois premiers critères sont simples à satisfaire. Le premier ne l’est pas.
Dans une relation de travail marquée par un lien de subordination, la liberté du consentement est structurellement discutable : un salarié peut-il refuser sans crainte ? C’est la raison pour laquelle la formalisation écrite et la démonstration qu’un refus est sans conséquence prennent autant d’importance.
En pratique, cela signifie : une information collective en amont, un formulaire individuel, et aucune mention du refus dans quelque document RH que ce soit.
Ce que doit contenir l’autorisation
- L’identité du responsable de traitement, c’est-à-dire l’employeur
- La finalité précise : annuaire interne, page équipe du site, plaquette commerciale, réseaux sociaux. Énumérées une par une
- Les supports concernés, sans formule attrape-tout du type « tous supports, tous pays, durée illimitée », qui vide le consentement de son caractère spécifique
- La durée de conservation et le sort des images après le départ du salarié
- Les modalités de retrait : à qui s’adresser, sous quel délai l’image sera retirée
- La mention explicite qu’un refus est sans conséquence
Le point qui fait tomber le plus de dispositifs
Un accord donné pour l’intranet ne vaut pas accord pour le site public. Un accord pour le site public ne vaut pas accord pour une campagne publicitaire.
Chaque nouvelle finalité exige un nouveau recueil. C’est l’erreur la plus fréquente : des portraits produits pour un annuaire interne qui se retrouvent trois ans plus tard sur une plaquette commerciale ou une page de recrutement.
Le retrait du consentement
Il est possible à tout moment, sans justification, y compris pour un salarié toujours en poste. L’employeur doit alors retirer l’image des supports concernés dans un délai raisonnable.
Deux conséquences pratiques à anticiper dès la conception du dispositif :
- Prévoir une alternative visuelle neutre, silhouette ou monogramme aux initiales, pour éviter les grilles à trous
- Savoir où se trouvent toutes les occurrences d’une image, ce qui suppose une nomenclature de fichiers et un inventaire des supports
Le cas du salarié parti
Le départ met fin à la finalité du traitement pour tout ce qui relève de l’annuaire interne et de la présentation des équipes. L’image doit être retirée des supports vivants.
Le cas des supports imprimés déjà diffusés et des archives se traite différemment : c’est précisément ce que doit prévoir la clause de durée de l’autorisation, signée en amont.
Ce qu’il faut mettre en place avant la première prise de vue
- Inscrire le traitement au registre des activités de traitement
- Informer collectivement les équipes en amont : finalité, supports, durée, droit de refus
- Recueillir les autorisations individuelles écrites avant la séance, pas après
- Conserver les formulaires de manière tracée
- Documenter la durée de conservation des fichiers sources
- Désigner un point de contact pour les demandes de retrait
Ces six étapes prennent une demi-journée à mettre en place et évitent l’essentiel du risque.
Le déroulé opérationnel complet figure dans notre article sur la mise en place d’un trombinoscope, et les repères de vocabulaire dans notre article de définition. Pour la production des portraits, voir notre page séance de portraits pour annuaire interne.
